Toimiston pikkujoulut houkuttelevat monesta syystä: tilavuokra jää pois, paikka on tuttu ja henkilöstölle helppo saavuttaa. Mutta onnistunut pikkujoulutarjoilu omissa tiloissa ei synny itsestään. Se vaatii etukäteissuunnittelua, oikean tarjoilumuodon valinnan ja selkeää työnjakoa ennen juhlailtaa.
Tässä oppaassa käymme läpi kaiken sen, mitä toimiston pikkujoulujen järjestäjän täytyy tietää: mitä tila oikeasti vaatii, mitkä tarjoilumuodot sopivat toimistoon, miten menu rakennetaan, miten logistiikka hoidetaan ja milloin ammattilaisen apu tekee eron onnistuneen ja unohtumattoman illan välillä.
Mitä toimistopikkujoulujen tarjoilu oikeastaan vaatii?
Pikkujoulut toimistolla ovat ennen kaikkea kiitos henkilöstölle kuluneesta vuodesta. Jotta ilta onnistuu, tarjoilun täytyy olla riittävän laadukas ja käytännöllinen samaan aikaan. Tila, ruoka, ohjelma ja budjetti on sovitettava yhteen jo suunnitteluvaiheessa.
Ensimmäinen kysymys on tila itse. Toimiston neuvotteluhuone tai avotoimisto soveltuu tarjoiluun vain, jos siinä on riittävästi pöytätilaa ruoalle ja vieraille, kulkureitti keittiöön tai lastausovelle on esteetön sekä sähköpistokkeita lämpöhauteiden ja juomajäähdyttimien käyttöön. Jääkaappikapasiteetti ratkaisee sen, kuinka paljon kylmiä ruokia voidaan varastoida ennen tarjoilua.
Jätehuolto on yksi helpoimmin unohtuva käytännön asia. Suuremmissa pikkujouluissa syntyy merkittävä määrä biojätettä, pahvia ja kierrätettävää, joten jäteastioiden sijoittelu kannattaa suunnitella etukäteen. Samoin siivouksen vastuunjako on hyvä sopia kirjallisesti ennen tilaisuutta: kuka huolehtii tilan palautuksesta alkuperäiseen kuntoon ja onko catering-kumppanin tehtävänä kerätä astiat vai jääkö se järjestäjälle.
Toimiston pikkujouluista voi henkilöstön virkistystilaisuutena tehdä verovähennyksen, kunhan tilaisuus on tarkoitettu koko henkilökunnalle ja työnantaja vastaa kustannuksista. Kirjanpidon liitteeksi kannattaa säilyttää kutsu, ohjelmarunko ja osallistujalista.
Tarjoilumuodot: mikä sopii toimistotilaan?
Tarjoilumuodon valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, kun suunnitellaan pikkujouluja omissa tiloissa. Väärä muoto voi tehdä tilaisuudesta logistisesti hankalan tai tunnelmaltaan jäykän.
Buffet sopii useimpiin toimistoihin
Buffet on suosituin vaihtoehto yrityspikkujouluihin, ja hyvästä syystä. Se tarjoaa valinnanvaraa, sopii erikokoisille ryhmille ja mahdollistaa rennon liikkumisen tilassa. Buffet ei edellytä ammattikeittiötä paikan päällä eikä pöytiin tarjoilua, mikä tekee siitä toimistoon erittäin käytännöllisen valinnan. Ruokaa tarvitaan noin 350 grammaa henkilöä kohden, joten määrät on helppo laskea vahvistetun osallistujamäärän mukaan.
Cocktail-tarjoilu tukee verkostoitumista
Cocktail-tyylinen tarjoilu, jossa pienet suupalat ja platterit kiertävät tai on asetettu erillisille pisteille, sopii parhaiten rennompiin pikkujouluihin, joissa seurustelu on pääasia. Se ei vaadi lainkaan istumapaikkoja ja toimii hyvin avotoimistossa tai ahtaammassa tilassa. Suunnittele noin kuudesta kahdeksaan pientä suupalaa henkilöä kohden.
Istuva illallinen vaatii enemmän tilaa
Useamman ruokalajin istuva menu luo arvokkaan tunnelman ja sopii erinomaisesti, kun pikkujoulut ovat samalla yrityksen kiitostilaisuus. Se edellyttää kuitenkin riittävästi pöytätilaa, kattauksen järjestämistä ja useimmiten tarjoiluhenkilökunnan paikan päällä. Toimistotiloissa tämä on mahdollista, mutta vaatii huolellisempaa etukäteissuunnittelua kuin buffet tai cocktail-tarjoilu.
Näin suunnittelet menun pikkujouluihin
Hyvä pikkujoulumenu rakentuu vuodenajan parhaista raaka-aineista. Talvikaudella riista, juurekset, sienet ja marjat ovat parhaimmillaan, ja ne tuovat menuun sekä aitoutta että joulun tunnelmaa. Skandinaavinen keittiö modernilla twistillä tarkoittaa käytännössä sitä, että perinteisiin makuihin tuodaan yllätyksellisyyttä: esimerkiksi saksanhirven filee Grand Veneur -kastikkeella tai riimiporo pohjoismaisilla mausteilla nostaa tarjoilun arjen yläpuolelle.
Erityisruokavaliot ovat nykyään välttämätön osa menun suunnittelua. Kerätkää vieraiden ruokavaliotiedot ilmoittautumisen yhteydessä ja varmistakaa, että buffet-pöydässä jokainen ruoka on selkeästi merkitty. Gluteeniton, laktoositon, vegaaninen ja maidoton ovat yleisimmät tarpeet. Vakavien allergioiden tapauksessa erillinen annos turvallisissa olosuhteissa valmistettuna on paras ratkaisu.
Juomatarjoilussa kannattaa huomioida sekä alkoholilliset että alkoholittomat vaihtoehdot tasapuolisesti. Tarjoa laadukkaita alkoholittomia juomia, kuten poreilevia hedelmäjuomia tai erikoiskahveja, jotta jokainen vieras voi nauttia illan tunnelmasta omalla tavallaan. Alkoholitarjoiluun ei yleensä tarvita erillistä lupaa, kun kyseessä on yksityinen henkilöstötilaisuus, mutta tarkistakaa tilanne tarvittaessa etukäteen.
Budjetti kannattaa jakaa selkeisiin osiin: ruoka, juomat, astiat ja mahdollinen henkilökunta. Toimistolla järjestettäessä tilakulut jäävät pois, joten ruokatarjoiluun voidaan panostaa enemmän. Hintaan vaikuttavat menu, vierasmäärä, tarjoilumuoto ja se, sisältyykö palveluun kuljetus, astiat ja henkilökunta vai pelkkä ruoka.
Logistiikka ja valmistelut ennen juhlailtaa
Tarjoilun logistiikka on usein se osa, joka ratkaisee onnistumisen. Toimistolla ei ole ravintolakeittiötä, joten lämmin ruoka täytyy kuljettaa paikalle oikeaan aikaan ja oikeassa lämpötilassa. Suunnitelkaa kuljetusreitti etukäteen ja varmistakaa, että lastausovi tai hissi on käytettävissä sovittuna aikana.
Buffet-asetelman rakentamiseen menee tyypillisesti puolesta tunnista tuntiin, joten catering-kumppanin saapumisaika kannattaa sopia noin tunti ennen tilaisuuden alkua. Pikkujoulusesongin suosituimmat ajankohdat täyttyvät nopeasti, joten varaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin etukäteen, mieluiten jo syksyllä.
Astioiden järjestäminen on asia, johon toimistolla ei aina ole valmistauduttu. Vuokra-astiat ovat käytännöllinen ratkaisu, kun toimiston oma astiasto ei riitä suuremmalle seurueelle. Useimmiten vuokra-astiat palautetaan likaisina, mikä säästää järjestäjältä merkittävästi aikaa ja vaivaa juhlan jälkeen.
Ajoituksessa kannattaa huomioida, että toimistopikkujoulut alkavat useimmiten heti työpäivän päätteeksi. Tämä tarkoittaa, että ruoka täytyy olla valmiina tarjoiltavaksi jo ennen kuin ensimmäiset vieraat saapuvat. Sopikaa catering-kumppanin kanssa selkeästi siitä, kuka vastaa kattauksesta, kuinka kauan tarjoilu pidetään esillä ja milloin astiat kerätään pois.
Milloin ammattilaisen apu kannattaa?
Kotitekoiset tarjoilut sopivat pieniin kokoontumisiin, mutta jo viidentoista hengen ylittyessä työmäärä ja logistinen vastuu kasvavat nopeasti. Kun vieraita on enemmän, ruoan valmistus, kuljetus ja tarjoilu edellyttävät ammattitaitoa ja kapasiteettia, jota toimistolta ei löydy.
Ammattitaitoinen yrityscatering-kumppani tuo mukanaan paitsi laadukkaan ruoan myös tyylikkään astiaston, pöytäliinat, kattauksen ja tarjoiluhenkilökunnan. Tämä vapauttaa järjestäjän keskittymään ohjelmaan ja vieraiden viihtymiseen sen sijaan, että huolehtii siitä, onko lämpöhauteessa vielä ruokaa tai kuka kerää likaiset lautaset. Erityisruokavalioiden hallinta onnistuu myös ammattimaisesti: ruoat merkitään selkeästi ja allergikoille järjestetään tarvittaessa erilliset tarjoiluastiat.
Theronilla suunnittelemme pikkujoulumenun aina tilaisuuden luonteen mukaan. Olipa kyseessä moderni cocktail-tarjoilu avotoimistossa tai buffet-illallinen neuvotteluhuoneessa, räätälöimme kokonaisuuden niin, että se sopii juuri teidän tilaanne, ryhmäänne ja toiveisiinne. Kaikki ruokamme valmistetaan alusta alkaen, ja skandinaavinen keittiö modernilla twistillä näkyy jokaisessa annoksessa.
Kolmenkymmenen vuoden kokemus tarkoittaa meille yhtä asiaa: tiedämme tarkalleen, mitä toimiston pikkujoulut vaativat onnistuakseen. Me hoidamme tarjoilun, astiaston ja logistiikan alusta loppuun, jotta sinä voit nauttia illasta täysillä.
Otetaan yhteyttä ja suunnitellaan teidän toimistopikkujoulunne yhdessä. Myyntipalvelumme palvelee arkisin klo 8–16: myynti@therongroup.fi tai +358 20 787 9720.
